Ordine fornitore → Conferma → DDT → Fattura
Il sistema verifica che ciò che è stato confermato, consegnato e fatturato sia coerente con ciò che era stato ordinato. Quantità, articoli, prezzi, condizioni e importi vengono riscontrati automaticamente.
/ Soluzioni · Riscontratore AI
Controlla tutto. Ti mostra solo ciò che non torna.
Ogni giorno in azienda persone diverse verificano che un documento, un dato, un movimento o una condizione corrispondano a ciò che era previsto.
Riscontratore AI automatizza questi controlli.
Individua gli elementi che devono essere confrontati, li abbina, verifica dati e condizioni, applica le regole definite dall'azienda e coinvolge una persona solo quando rileva una discordanza che richiede una decisione.
Non è costruito intorno a uno specifico documento o processo.
È costruito intorno a una regola semplice:
A deve corrispondere a B.
// riscontro riga per riga
/ Il valore
Più certezza.
Meno verifiche.
In ogni azienda esistono centinaia di controlli ripetitivi.
- Un ordinedeve corrispondere auna fattura.
- Un prezzo applicatodeve corrispondere aun listino.
- Una consegnadeve corrispondere aciò che è stato spedito.
- Un'attività eseguitadeve corrispondere aciò che era previsto.
- Un consuntivodeve essere coerente conun ordine di produzione o una commessa.
Il problema è che, molto spesso, una persona deve controllare anche tutto ciò che è corretto per riuscire a trovare ciò che non lo è.
Riscontratore AI cambia questa logica. Il sistema controlla tutto automaticamente e porta all'attenzione delle persone solo le eccezioni.
Non chiediamo alle persone di controllare meglio. Facciamo in modo che debbano controllare molto meno.
/ Cosa cambia
Dal controllo di tutto
al controllo per eccezione.
Nel controllo manuale una persona deve:
- capire quali elementi devono essere confrontati;
- cercarli nei sistemi o nei documenti;
- individuare quali elementi o righe corrispondono tra loro;
- confrontare valori e condizioni;
- verificare regole e tolleranze;
- individuare eventuali differenze;
- decidere cosa fare.
Riscontratore AI automatizza questo lavoro. Il sistema:
- individua ciò che deve essere confrontato;
- abbina documenti, dati, record e righe correlate;
- confronta valori e condizioni;
- applica regole e tolleranze aziendali;
- identifica eventuali discordanze;
- coinvolge una persona solo quando serve.
✓ Tutto torna
Il processo può proseguire senza intervento umano.
✕ Qualcosa non torna
Il sistema evidenzia l'anomalia e porta all'operatore tutte le informazioni necessarie per gestirla.
Il lavoro umano si sposta dalla ricerca dell'errore alla gestione dell'eccezione.
/ Come funziona
Da “A deve corrispondere a B”
al controllo automatico.
- 01
Acquisisce
Raccoglie dai sistemi aziendali e dai documenti le informazioni necessarie al controllo.
Possono essere ordini, fatture, movimenti, listini, contratti, consegne, attività, consuntivi o qualsiasi altro elemento utile al riscontro.
- 02
Comprende
Legge e organizza le informazioni necessarie per rendere confrontabili dati provenienti da documenti, sistemi o momenti diversi del processo.
- 03
Abbina
Individua automaticamente quale elemento A deve essere confrontato con quale elemento B, anche quando i due elementi non sono descritti nello stesso modo.
Riscontratore AI può utilizzare regole di trascodifica e similitudine semantica per comprendere che due descrizioni apparentemente diverse rappresentano in realtà lo stesso elemento.
Sistema“trapano” ≈ Documento“sistema per forare il muro”Ad esempio, un sistema potrebbe riportare “trapano”, mentre un altro documento potrebbe indicare “sistema per forare il muro”: il Riscontratore può riconoscere che i due elementi sono semanticamente riconducibili allo stesso oggetto e proporre o effettuare il corretto abbinamento.
Questo permette di mettere in relazione documenti, articoli, record, righe, movimenti o eventi anche quando codici, descrizioni o riferimenti non coincidono perfettamente.
- 04
Riscontra
Una volta effettuato l'abbinamento, confronta ciò che deve corrispondere: quantità, prezzi, codici, importi, date, condizioni, stati, riferimenti o qualsiasi altro valore definito dall'azienda.
- 05
Applica le regole
Non tutte le differenze sono errori.
L'azienda stabilisce regole e tolleranze entro le quali un riscontro può essere considerato corretto.
- 06
Individua le eccezioni
Se tutto torna, il controllo viene superato automaticamente.
Se qualcosa non torna, Riscontratore AI identifica dove si trova la discordanza e quale condizione non è stata rispettata.
- 07
Porta l'eccezione alla persona giusta
L'operatore riceve solo i casi che richiedono una valutazione, insieme alle informazioni necessarie per decidere rapidamente cosa fare.
Quando previsto, l'anomalia può essere indirizzata al workflow aziendale: verifica, autorizzazione, richiesta di rettifica o altra azione.
Riscontratore AI non automatizza uno specifico controllo.
Automatizza la logica del controllo.
A deve corrispondere a B.
Se corrisponde il processo continua.
Se non corrisponde interviene una persona.
/ Dove si applica
Ovunque qualcosa
debba corrispondere a qualcos'altro.
Riscontratore AI è agnostico rispetto al processo.
Il principio è sempre lo stesso: informazioni provenienti da documenti, sistemi o momenti diversi devono essere abbinate, confrontate e validate.
Listino / Condizioni commerciali → Ordine cliente → Fattura
Verifica che prezzi, sconti e condizioni applicate siano coerenti con quanto previsto per quel cliente.
Ordine di produzione / Pianificato → Consuntivo
Confronta quanto era previsto con quanto è stato effettivamente prodotto, utilizzato o consuntivato, evidenziando gli scostamenti che richiedono una verifica.
Ordine di spedizione → Consegna → Documento / Fattura vettore
Abbina spedizioni, consegne e documenti correlati e verifica che servizi, quantità, riferimenti e costi siano coerenti.
Contratto / Ordine → Attività eseguite → Consuntivo / Fattura
Verifica che attività, ore, quantità o servizi rendicontati siano coerenti con quanto previsto contrattualmente.
Fattura / Scadenza → Pagamento o Incasso
Abbina quanto dovuto con quanto effettivamente pagato o incassato ed evidenzia importi, scadenze o riferimenti non coerenti.
Contratto / Accordo → Ciò che è realmente accaduto
Confronta le condizioni definite a monte con dati, documenti e transazioni generate durante il processo operativo.
Il vero perimetro di Riscontratore AI è molto più semplice:
Se nella tua azienda esiste un controllo in cui A deve corrispondere a B, possiamo automatizzarlo.
/ Prima e dopo
Il controllo è lo stesso.
Cambia chi deve farlo.
Prima
Una persona:
- riceve o cerca le informazioni;
- identifica ciò che deve essere confrontato;
- cerca il relativo documento o dato;
- abbina le informazioni;
- confronta righe e valori;
- verifica regole e tolleranze;
- cerca eventuali differenze;
- decide se tutto è corretto;
- gestisce l'eventuale anomalia.
E ripete lo stesso lavoro per ogni controllo.
Con Riscontratore AI
Il sistema:
- acquisisce le informazioni;
- identifica ciò che deve essere confrontato;
- esegue il matching;
- confronta dati e condizioni;
- applica regole e tolleranze;
- identifica eventuali discrepanze;
- porta alla persona solo le eccezioni.
Tutto corretto ✓ Nessun intervento.
Anomalia ✕ Interviene l'operatore.
La persona non deve più cercare ciò che non torna. È il sistema a portarglielo davanti.
/ Integrazione
Non sostituisce i sistemi aziendali. Si integra con essi e aggiunge il controllo che manca.
ERP, CRM, gestionali e altri sistemi aziendali continuano a gestire i processi e a registrare ciò che accade.
Riscontratore AI utilizza questo patrimonio informativo per individuare ciò che deve essere verificato, mettere in relazione dati e documenti e controllare automaticamente che ciò che è accaduto sia coerente con ciò che doveva accadere.
Può inoltre utilizzare le informazioni contenute nei documenti che entrano ed escono dall'azienda.
I sistemi aziendali registrano ciò che accade. Riscontratore AI verifica che tutto torni.
/ Benefici
Più controllo.
Meno ore/uomo.
Quando i controlli vengono eseguiti manualmente, all'aumentare di documenti, ordini, transazioni e attività aumenta anche il tempo necessario per verificarli.
Riscontratore AI rompe questa relazione. Permette di:
01
Automatizzare grandi volumi di controlli ripetitivi
02
Ridurre il tempo dedicato ai riscontri manuali
03
Confrontare informazioni fino al livello della singola riga o del singolo valore
04
Applicare sempre le stesse regole e tolleranze
05
Individuare rapidamente differenze e condizioni non rispettate
06
Ridurre il rischio che un'anomalia passi inosservata
07
Coinvolgere le persone solo nei casi che richiedono realmente una decisione
08
Rendere i controlli uniformi, ripetibili e tracciabili
09
Gestire più operazioni senza aumentare proporzionalmente le attività manuali di back office
Il vantaggio non è controllare più velocemente. È non dover più controllare manualmente tutto ciò che è già corretto.
/ I problemi che risolve
Il controllo manuale costa tempo.
E spesso scopre i problemi troppo tardi.
Dobbiamo controllare tutto per trovare le poche cose che non tornano.
Riscontratore AI verifica automaticamente l'intera popolazione e porta all'attenzione delle persone solo le eccezioni.
Per fare il controllo dobbiamo cercare informazioni in documenti e sistemi diversi.
Riscontratore AI individua, mette in relazione e abbina automaticamente gli elementi che appartengono allo stesso controllo.
Gli stessi elementi vengono descritti in modo diverso nei vari sistemi.
Riscontratore AI può utilizzare trascodifiche e similitudine semantica per riconoscere elementi equivalenti anche quando codici, descrizioni o riferimenti non coincidono perfettamente.
Persone diverse eseguono lo stesso controllo in modo diverso.
Regole e tolleranze vengono formalizzate e applicate automaticamente, rendendo il controllo uniforme e replicabile.
Ci accorgiamo delle differenze quando ormai il problema è già arrivato a valle.
Il controllo può essere eseguito non appena sono disponibili le informazioni necessarie, permettendo di intercettare prima le anomalie.
/ Richiedi una demo
Qual è il controllo che oggi fate ancora a mano?
Non partiremo dal software.
Partiremo da un controllo reale della tua azienda.
- una fattura da confrontare con ordine e DDT;
- un prezzo applicato da verificare rispetto a listino o contratto;
- un ordine cliente da confrontare con le condizioni commerciali;
- un consuntivo da confrontare con quanto previsto;
- una consegna da riscontrare con una spedizione;
- una fattura di un fornitore di servizi da confrontare con attività e condizioni concordate.
A→ deve corrispondere →B
- cosa deve essere abbinato;
- cosa deve essere confrontato;
- quali differenze sono accettabili;
- quali anomalie devono coinvolgere una persona;
- cosa deve accadere quando viene trovata un'eccezione.
Poi ti mostriamo come Riscontratore AI può automatizzare quel controllo.
Prima definiamo cosa significa “tutto torna” per la tua azienda. Poi lasciamo al sistema il compito di verificarlo.