Ordine fornitore → Conferma d'ordine
Verifica che il fornitore abbia confermato articoli, quantità, prezzi e condizioni coerenti con quanto ordinato.
/ Soluzioni · Riscontratore AI
Controlla tutto. Ti mostra solo ciò che non torna.
Riscontratore AI collega i documenti presenti nel gestionale con quelli ricevuti da fornitori e altri soggetti, li abbina automaticamente e verifica dati, righe, quantità, prezzi e condizioni.
Le tolleranze vengono definite dall'azienda. Tutto ciò che rientra nelle regole passa senza richiedere attenzione. L'operatore interviene solo sulle discrepanze che richiedono davvero una decisione.
// riscontro riga per riga
/ Il valore
Più certezza.
Meno verifiche.
Ordini, conferme, DDT, fatture e pagamenti devono spesso essere confrontati tra loro prima che un processo possa considerarsi corretto.
Quando queste verifiche vengono svolte manualmente, le persone dedicano tempo a verificare anche tutti i documenti che non hanno alcun problema.
Riscontratore AI cambia la logica: controlla automaticamente l'intero flusso e porta all'attenzione dell'operatore solo ciò che supera le tolleranze definite dall'azienda.
Non chiediamo alle persone di controllare meglio. Facciamo in modo che debbano controllare molto meno.
/ Cosa cambia
Dal controllo di tutto
al controllo per eccezione.
Oggi un operatore può dover aprire un ordine, trovare la conferma del fornitore, confrontare le righe, verificare il DDT e successivamente controllare la fattura. E deve farlo sempre… anche quando tutto è corretto.
- Trova i documenti collegati
- Abbina le righe
- Confronta i singoli valori
- Applica le tolleranze
- Evidenzia le discrepanze
✓ Tutto torna
il processo prosegue.
✕ Non torna
entra in gioco la persona.
Il controllo umano si sposta dalla verifica ripetitiva alla gestione delle anomalie.
/ Come funziona
Dal documento al controllo,
automaticamente.
01
Acquisisce
Acquisisce dal gestionale ordini, listini, condizioni e documenti registrati, e riceve i documenti dall'esterno: conferme d'ordine, DDT e fatture.
02
Legge
Riconosce i documenti ricevuti ed estrae le informazioni necessarie, trasformandole in dati utilizzabili per il confronto.
03
Abbina
Individua automaticamente quali documenti appartengono allo stesso flusso e collega ordini, conferme, DDT, fatture e documenti correlati.
04
Riscontra
Confronta riga per riga e campo per campo — quantità, prezzi, articoli, riferimenti, importi e condizioni.
05
Applica le tolleranze
L'azienda stabilisce quali differenze sono accettabili: una variazione prevista o irrilevante non deve diventare un problema.
06
Segnala
Evidenzia solo le anomalie che superano le regole stabilite e fornisce all'operatore le informazioni per valutarle.
07
Propone l'azione
Per ogni discrepanza propone l'azione più coerente con le regole: una mail al fornitore per la rettifica, una verifica o autorizzazione interna, oppure l'invio al workflow previsto per quell'eccezione.
Il sistema non si limita a dirti che qualcosa non torna: ti porta direttamente alla gestione dell'eccezione.
/ Dove si applica
Ogni volta che due o più
documenti devono «tornare».
Il principio non è legato a un singolo documento: si applica a tutti i processi in cui informazioni provenienti da momenti o sistemi diversi devono essere abbinate, confrontate e validate.
Ordine fornitore → DDT
Controlla che ciò che viene consegnato corrisponda a quanto era stato ordinato.
Ordine → DDT → Fattura
Verifica la coerenza dell'intero ciclo: ordinato, consegnato e fatturato.
Listino → Ordine → Fattura
Controlla che prezzi e condizioni applicate siano coerenti con quelle concordate.
Fattura → Pagamento
Confronta quanto dovuto con ciò che è stato effettivamente pagato o incassato.
Contratti e condizioni → Documenti
Confronta le condizioni definite a monte con quanto riportato nei documenti operativi.
// Il ciclo passivo è il punto di partenza. La stessa logica si applica a qualsiasi processo in cui «A deve corrispondere a B».
/ Prima e dopo
I documenti sono gli stessi.
Cambia chi fa il controllo.
Prima
- Ordine fornitore
- arriva la conferma
- una persona trova l'ordine
- confronta le righe
- arriva il DDT
- ricomincia il controllo
- arriva la fattura
- confronta di nuovo documenti, quantità e prezzi
- individua eventuali differenze
- decide cosa fare
Con Riscontratore AI
- Ordine + Conferma + DDT + Fattura
- acquisizione automatica
- matching dei documenti
- matching delle righe
- controllo campo per campo
- applicazione delle tolleranze
- tutto corretto ✓ — oppure discrepanza → operatore
La persona non deve più cercare ciò che non torna. È il sistema a portarglielo davanti.
/ Integrazione
Non sostituisce il gestionale. Aggiunge il controllo che manca.
Il gestionale rimane il sistema in cui l'azienda genera e registra ordini, movimenti, DDT, fatture e altre transazioni.
Riscontratore AI si integra con questo patrimonio e costruisce sopra di esso un livello automatico di riconciliazione e controllo: da una parte acquisisce ciò che l'azienda sa già tramite ERP e altri sistemi, dall'altra i documenti che arrivano dall'esterno, poi mette le due realtà a confronto.
Il gestionale registra ciò che accade. Riscontratore AI verifica automaticamente che ciò che accade sia coerente con ciò che doveva accadere.
/ Beneficio
Più controllo.
Meno ore/uomo.
Quando ogni documento viene verificato manualmente, il volume delle ore/uomo cresce insieme al volume dell'azienda. Riscontratore AI cambia questa relazione. Il sistema può:
01
Controllare automaticamente grandi volumi di documenti
02
Ridurre il tempo dedicato ai riscontri manuali
03
Confrontare informazioni fino al livello della singola riga
04
Applicare automaticamente le tolleranze definite dall'azienda
05
Individuare differenze su quantità, prezzi, articoli e importi
06
Evitare che anomalie passino inosservate
07
Rendere più rapido il controllo del ciclo passivo
08
Concentrare il lavoro delle persone sulle sole eccezioni
09
Creare un processo di controllo uniforme e replicabile
Il vantaggio non è controllare più velocemente. È smettere di controllare manualmente tutto ciò che è già corretto.
/ Problemi che risolve
3 problemi, 2 aree.
Amministrazione e back office
Documenti e informazioni devono essere controllati manualmente.
Automatizziamo i controlli tra documenti, dati e condizioni attese, evidenziando solo le anomalie che richiedono l'intervento di una persona.
Produttività e automazione
I dati inseriti manualmente generano errori.
Riduciamo il data entry automatizzando acquisizione e inserimento delle informazioni e introducendo controlli automatici prima che il dato entri nei sistemi.
Produttività e automazione
I documenti non vengono confrontati tra loro.
Confrontiamo automaticamente documenti e dati correlati, evidenziando differenze, anomalie e condizioni non rispettate.
/ Richiedi una demo
Quanto tempo dedicate ogni mese a verificare che i documenti tornino?
In una demo di circa 45 minuti ti mostriamo Riscontratore AI al lavoro su un flusso vicino al tuo: acquisizione dei documenti, abbinamento, riscontro riga per riga, tolleranze e gestione delle eccezioni.
Scegli tu da quale flusso partire:
- Ordine → Conferma
- Ordine → DDT
- Ordine + DDT → Fattura
- Fattura → Pagamento
Prima definiamo cosa significa «tutto torna» per la tua azienda. Poi lasciamo al sistema il compito di controllarlo.